Digitaliza y controla toda la documentación de tu empresa con InteliDoc®
InteliDoc® es el software de gestión documental de Ce Futura Tech que le permite a tu organización controlar el ciclo completo de sus documentos: desde la creación y clasificación hasta la aprobación con firma digital, el almacenamiento seguro y la consulta desde cualquier dispositivo.
Todo en una plataforma 100% web, intuitiva y construida para el cumplimiento normativo colombiano.
El gestor documental diseñado para empresas colombianas que operan con orden y seguridad
InteliDoc® es una aplicación 100% web, orientada a procesos y diseñada para manejar grandes volúmenes de documentación con el mínimo número de clics. Su interfaz intuitiva reduce la curva de aprendizaje y su arquitectura garantiza los más altos estándares de seguridad y confidencialidad de la información..
INTELIDOC
Software de gestión documental
Gestión de documentos y expedientes
Captura y gestiona todos los documentos de tu empresa desde cualquier fuente: correo electrónico, otros sistemas o carga directa. InteliDoc® maneja grandes volúmenes sin perder trazabilidad, y permite clasificar expedientes completos — como hojas de vida o contratos — en torno a sus relaciones documentales.
Firma electrónica y auditoría
Incorpora firmas digitales en tus flujos de aprobación y mantén una trazabilidad completa de cada acción sobre cada documento. InteliDoc® gestiona roles, privilegios y auditoría de accesos, garantizando la confidencialidad y el cumplimiento de los estándares de seguridad más exigentes del mercado.
Búsquedas dinámicas y workflow
Localiza cualquier documento en segundos mediante búsquedas inteligentes por metadatos y categorías documentales. Los flujos de trabajo automatizados reducen significativamente las tareas manuales de creación, clasificación e intercambio de documentos, liberando tiempo de tu equipo para actividades de mayor valor
Archivo y biblioteca virtual
Administra tu repositorio documental con una biblioteca virtual personalizable: crea vistas diferenciadas, revisa estructuras de archivo y accede a cualquier documento con rapidez. Tu información siempre disponible, siempre organizada, siempre protegida.
Más allá del software: servicios integrales de gestión documental físico-digital
Complementamos InteliDoc® con servicios especializados para la gestión del archivo físico, la digitalización de fondos documentales heredados y el cumplimiento de la normatividad del Archivo General de la Nación
Transferencia y transporte de archivos
Garantizamos el traslado seguro y eficiente de archivos físicos entre ubicaciones, con vehículos adecuados, personal capacitado y protocolos que aseguran la integridad y confidencialidad de los documentos en tránsito.
Custodia y almacenamiento
Conservamos tus archivos físicos y digitales de forma segura y organizada, con acceso controlado, protección ante daños y pleno cumplimiento normativo. Tus documentos disponibles cuando los necesites, protegidos cuando no.
Consulta de información
Tus usuarios localizan documentos en minutos gracias al sistema de búsqueda avanzada de InteliDoc®. Acceso rápido, seguro y auditable desde cualquier punto de la organización.
Digitalización de documentos
Convertimos tu archivo físico en documentos digitales de alta calidad, listos para su gestión electrónica. Reducimos el espacio físico, mejoramos el acceso a la información y garantizamos la conservación a largo plazo
Administración de fondos documentales
Gestionamos el ciclo de vida completo de tus fondos documentales: recepción en ventanilla, foliación, clasificación, conservación y disposición final. Todo alineado con las normas del Archivo General de la Nación.
Elaboración de instrumentos archivísticos
Diseñamos e implementamos Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) alineadas con el marco normativo del Archivo General de la Nación, adaptadas a las necesidades reales de tu organización.
¿Qué es la Gestión Documental y por qué tu empresa la necesita?
La gestión documental es el conjunto de procesos, normas y herramientas que una organización utiliza para crear, clasificar, almacenar, recuperar y proteger su información documental, tanto en formatos físicos como electrónicos.
Una gestión documental eficiente no solo ordena el archivo: reduce costos operativos, mejora los tiempos de respuesta, garantiza el cumplimiento normativo y protege el conocimiento crítico de la empresa.
Tablas de Retención Documental (TRD): cumplimiento normativo con acompañamiento experto
Las Tablas de Retención Documental (TRD) son el instrumento de gestión documental más exigido en el entorno empresarial colombiano: determinan el valor de cada documento, establecen sus tiempos de permanencia y definen su disposición final. Sin unas TRD bien elaboradas, la organización enfrenta riesgos normativos, pérdida de información y procesos de archivo ineficientes.
¿Por qué la Gestión Documental es estratégica para las empresas colombianas?
Una gestión documental bien implementada transforma la manera en que tu organización opera: reduce el tiempo de búsqueda de documentos, elimina el riesgo de pérdida de información crítica, facilita las auditorías y libera a tu equipo de tareas administrativas repetitivas.
El resultado es una empresa más ágil, más ordenada y más preparada para crecer.
¿Por qué implementar la Gestión Documental?
- Mayor productividad: Tus equipos dedican menos tiempo a buscar documentos y más a generar valor. InteliDoc® pone la información correcta en las manos correctas en segundos.
- Ahorro de costes: Menos papel, menos espacio físico, menos reprocesos. La digitalización reduce los costos operativos documentales de forma sostenida y medible.
- Ahorro de tiempo Las búsquedas inteligentes, los flujos de aprobación automatizados y el acceso desde cualquier dispositivo eliminan los tiempos muertos en la gestión documental.
- Mejora del ROI: Una inversión en gestión documental se recupera rápidamente a través de la reducción de errores, la eliminación de procesos manuales y la mejora en la velocidad de operación.
- Mejora en los procesos: Los flujos de trabajo documentales ordenados impactan positivamente toda la cadena operativa: compras, contratos, recursos humanos, cumplimiento y atención al cliente.
- Cumplimiento de las normativas de archivo y de seguridad InteliDoc® facilita el cumplimiento de las normativas de archivo y seguridad de la información vigentes en Colombia, incluyendo las directrices del Archivo General de la Nación.
¿Listo para ordenar y proteger la información de tu empresa?
Elige el plan de InteliDoc® que mejor se adapte a tu organización y agenda una llamada con nuestros especialistas. Sin compromisos, con soluciones concretas.